Miten kannattavuus kehittyy? Riittääkö kassassa rahaa kasvun vaatimiin hankintoihin? Mitä myynnin muutos tarkoittaa loppuvuoden tulokselle?
Näihin kysymyksiin vastaaminen edellyttää luotettavaa taloustietoa ja kykyä tulkita sitä. Päivittäisen taloushallinnon sujuvuus muodostaa perustan: laskutus etenee, ostolaskut käsitellään, kirjanpito valmistuu ja sovitut velvoitteet hoidetaan ajallaan. Tämän perustan päälle voidaan rakentaa ennakointia ja johdon päätöksentekoa tukevaa yhteistyötä.
Yritysten tarpeet ovat erilaisia. Yksi tarvitsee kumppanin päivittäisen taloushallinnon hoitamiseen, toinen täydentävää osaamista oman taloustiiminsä rinnalle. Kolmas kaipaa säännöllistä tukea budjetointiin, ennusteisiin ja talouden analysointiin.
Toimiva kokonaisuus rakennetaan asiakkaan tarpeiden mukaan. Palvelun sisältö, vastuut ja aikataulut sovitaan yhdessä.
Sujuva arki luo pohjan luotettavalle tiedolle
Taloushallinnon laatu syntyy monessa kohdassa yrityksen toimintaa. Myyntilaskutuksen lähtötiedot tulevat toimituksista ja tehdystä työstä. Ostolaskujen käsittely tarvitsee tiedon siitä, mitä on hankittu, mihin tarkoitukseen ja kuka hankinnan hyväksyy.
Esimerkiksi projektille ostetun materiaalin kustannus on helpompi kohdistaa oikein, kun projektitieto kulkee mukana jo hankintavaiheesta. Jos tieto puuttuu, asiaa joudutaan selvittämään jälkikäteen. Samalla projektin kannattavuudesta saatava kuva voi jäädä keskeneräiseksi.
Yrityksen ja taloushallintokumppanin kannattaa sopia käytännön tasolla:
- kuka toimittaa laskutuksen ja kirjanpidon tarvitsemat tiedot
- kuka tarkistaa ja hyväksyy ostolaskut
- kuka seuraa saatavia ja selvittää poikkeamia
- kuka valmistelee maksut ja kuka hyväksyy ne
- missä avoimet kysymykset käsitellään ja milloin niihin vastataan.
Myös varahenkilöt ja poissaolojen aikaiset käytännöt kuuluvat vastuunjakoon. Yhteistyön pitää toimia ilman, että jokainen asia riippuu yhden henkilön muistista.
Budjetointi yhdistää tavoitteet ja käytännön suunnitelmat
Budjetin lähtökohtana ovat yrityksen tavoitteet ja suunnitelmat. Mitä aiotaan myydä? Millaisella katteella? Mitä kasvaminen edellyttää henkilöstöltä, tuotannolta tai muilta resursseilta?
Taloushallintokumppani voi auttaa muuttamaan nämä suunnitelmat laskelmiksi ja arvioimaan niiden keskinäistä johdonmukaisuutta. Jos myynnin odotetaan kasvavan, laskelmissa on huomioitava myös esimerkiksi rekrytoinnit, hankinnat ja käyttöpääoma eli arjen toimintaan sitoutuva raha.
Budjetoinnin tuki voi sisältää sovitun laajuuden mukaan lähtötietojen kokoamista, laskentapohjien rakentamista, oletusten läpikäyntiä ja vaihtoehtoisten kehityskulkujen vertailua.
Yrityksen johto tuo työhön liiketoiminnan tavoitteet ja näkemyksen tulevasta. Talouden asiantuntija auttaa arvioimaan niiden vaikutuksia ja nostaa esiin kysymykset, jotka tarvitsevat tarkennusta. Samalla dokumentoidaan, mihin budjetin luvut perustuvat, jotta niitä voidaan myöhemmin arvioida toteutunutta kehitystä vasten.
Tunnusluvuista pitää päästä niiden taustalla oleviin syihin
Liikevaihto voi kasvaa samaan aikaan, kun kannattavuus heikkenee. Hyvä tulos voi puolestaan yhdistyä tilanteeseen, jossa rahat ovat kiinni saatavissa tai varastossa.
Siksi yksittäinen tunnusluku tarvitsee rinnalleen tulkinnan. Yritykselle olennaisia tarkastelukohteita voivat olla esimerkiksi:
- myynnin ja katteen kehitys
- henkilöstö- ja muiden kustannusten suhde toimintaan
- asiakas-, tuote- tai projektikohtainen kannattavuus
- saatavien kierto ja varastoon sitoutunut pääoma
- maksuvalmiuden ja rahoitusaseman kehitys.
Tarkastelun laajuus riippuu yrityksen tarpeista sekä käytettävissä olevan tiedon laadusta ja tarkkuudesta. Esimerkiksi projektikohtainen analyysi edellyttää, että tuotot ja kustannukset kohdistetaan johdonmukaisesti.
Taloushallintokumppanin tehtävä voi olla lukujen kokoamisen lisäksi muutosten syiden selvittäminen yhdessä asiakkaan kanssa. Onko katteen muutos seurausta hinnoittelusta, ostohinnoista, myynnin jakaumasta vai toteutuksen kustannuksista? Kun syy ymmärretään, johto pystyy arvioimaan tarvittavat toimet.
Ennusteen päivittäminen tuo muutokset näkyviin ajoissa
Vuoden aikana tilauskanta, toimitusajat, kustannukset ja henkilöstötarpeet muuttuvat. Ennusteen päivittäminen auttaa arvioimaan, mitä muutokset tarkoittavat tuleville kuukausille.
Budjetti säilyy sovittuna tavoite- ja vertailukohtana. Ennuste kuvaa tämänhetkistä arviota tulevasta.
Kuvitellaan yritys, jonka merkittävä toimitus siirtyy kuukaudella. Asiakkaan laskutus ja maksuerä voivat siirtyä mukana, vaikka hankinnat on jo maksettu ja henkilöstökulut syntyvät suunnitellusti. Ennusteessa pitää silloin tarkastella erikseen vaikutusta tulokseen ja kassaan.
Sopimuksen mukaisesti taloushallintokumppani voi koota toteumatiedot, päivittää laskelmia asiakkaan toimittamien liiketoimintatietojen perusteella ja käydä muutokset läpi johdon kanssa. Päivitysrytmi sovitaan tarpeen mukaan: esimerkiksi kuukausittain tai merkittävän muutoksen yhteydessä.
Ennustamisen toimivuus edellyttää molempien osapuolten panosta. Asiakas tuntee tulevat kaupat, toimitukset ja päätökset. Talouden asiantuntija auttaa tekemään niiden taloudelliset vaikutukset näkyviksi.
Kassavirran suunnittelu auttaa arvioimaan rahan tarvetta ja liikkumavaraa
Kassavirran suunnittelussa tarkastellaan, milloin rahaa tulee ja milloin sitä lähtee. Nykyinen pankkitilin saldo on lähtötieto, jonka rinnalle tarvitaan näkyvyys tuleviin maksuihin ja saataviin.
Sovitun suunnittelun piiriin voidaan ottaa esimerkiksi:
- asiakkaiden maksut ja niiden arvioidut ajankohdat
- ostolaskut, palkat ja verot
- lainojen lyhennykset ja muut rahoitusmenot
- investoinnit sekä kausivaihtelun ja kasvun vaikutukset.
Tarkastelu auttaa tunnistamaan mahdollisen rahavajeen ajoissa. Samalla voidaan arvioida, kuinka suuri kassapuskuri yrityksen toiminta, epävarmuudet ja tulevat sitoumukset edellyttävät.
Myös vahva kassa tarvitsee tulkintaa. Suuri saldo voi olla tarpeellinen varautuminen lähestyvään hankintaan tai kausittaiseen menopiikkiin. Jos kassaan näyttää jäävän pitkäksi aikaa rahaa yli ennakoitujen tarpeiden, johto saa suunnittelusta pohjan arvioida sen käyttöä.
Taloushallintokumppani voi tuottaa laskelmat ja vaihtoehdot päätöksenteon tueksi. Päätökset rahoituksesta, investoinneista ja varojen käytöstä kuuluvat yrityksen johdolle.
Yhteinen järjestelmä ja sovittu toimintatapa tukevat toisiaan
Kun yrityksen liiketoiminnan tapahtumat ja taloushallinnon työ ovat samassa Odoo-ympäristössä, yhteistyötä voidaan rakentaa yhteisten tietojen ympärille. Tiedon hyödyntäminen edellyttää kuitenkin sovittuja kirjauskäytäntöjä, kohdistuksia ja vastuita.
Johdon raportoinnin ja suunnittelun välineet, kuten Revise EPM, voidaan ottaa osaksi kokonaisuutta erikseen sovittavan tarpeen ja toteutuksen mukaan. Välineiden rinnalla tarvitaan ihmisiä, jotka arvioivat tiedon laatua, tulkitsevat muutoksia ja keskustelevat niiden merkityksestä.
Revisen taloushallintopalvelut on tarkoitettu Revisen toteuttamaan ja ylläpitämään Odoo-ympäristöön. Tämä antaa lähtökohdan kehittää taloushallinnon toimintatapoja ja järjestelmän käyttöä yhtenä kokonaisuutena.
Yhteistyön laajuus sovitaan yrityksen tilanteeseen
Reviseltä löytyy osaaminen ja resurssit päivittäisen taloushallinnon lisäksi budjetoinnin tukemiseen, tunnuslukujen analysointiin, ennusteiden päivittämiseen ja kassavirran suunnitteluun.
Kaikki palvelut eivät kuulu automaattisesti jokaiseen sopimukseen. Kokonaisuus rakennetaan asiakkaan tarpeiden mukaan, ja samalla sovitaan työnjako yrityksen oman henkilöstön kanssa.
Tarve voi olla yksittäinen budjetointitehtävä, säännöllinen talouden läpikäynti tai jatkuva asiantuntijatuki johdon rinnalla. Yhteistyön rytmi ja tuotettavat tiedot määritellään niin, että ne tukevat yrityksen käytännön päätöksiä.
Millaista tukea yrityksenne tarvitsee talouden arkeen ja tulevan suunnitteluun? Keskustellaan nykyisestä toimintatavastanne ja rakennetaan tarpeisiinne sopiva kokonaisuus.