Projektien hallinta yhdistää suunnittelun, hankinnat, resurssit, toteutuksen ja talouden. Kun samat ihmiset, tuotantovaiheet ja materiaalit palvelevat useita projekteja, yhden projektin muutos vaikuttaa myös muiden toimituksiin. Toimiva kokonaisuus auttaa näkemään, mitä voidaan tehdä seuraavaksi, millä edellytyksillä ja miten päätös vaikuttaa aikatauluun, kannattavuuteen ja kassaan.
Toimitusprojekti voi edetä määrittelystä ja suunnittelusta hankintoihin, tuotantoon, alihankintaan ja asennukseen. Projektipäällikkö tarvitsee näkymän oman projektinsa etenemiseen. Yrityksen johto tarvitsee lisäksi yhteisen kuvan projektikannasta, käytettävissä olevasta kapasiteetista ja tulevista rahavirroista.
Suunnittelu tekee toimituksen edellytykset näkyviksi
Projektin lähtökohtana ovat asiakkaan kanssa sovittu toimitussisältö, rajaukset, hyväksynnät ja kaupalliset ehdot. Niiden perusteella muodostetaan vaiheet, tehtävät, vastuuhenkilöt ja tavoiteaikataulu. Kaikki projektit eivät sisällä samoja vaiheita, joten rakenne sovitetaan yrityksen todelliseen toimitusmalliin.
Suunnittelu- ja määrittelyvaiheessa selvitetään myös, mitä seuraavat vaiheet tarvitsevat. Hankinta voi edellyttää hyväksyttyä piirustusta tai materiaalivalintaa. Tuotanto tarvitsee komponentit, työohjeet ja vapaan tuotantoajan. Asennus tarvitsee oikeat henkilöt, toimitetut tuotteet sekä asiakkaan kohteen valmiuden.
Alkuperäinen suunnitelma ja projektin tämänhetkinen ennuste kannattaa pitää erillään. Kun suunnitelma tarkentuu, muutoksesta pitää nähdä sekä uusi arvio että ero aiemmin sovittuun tavoitteeseen. Näin seuranta kertoo myös, mistä aikataulun tai työmäärän muutos johtuu.
Aikataulu rakentuu vaiheiden riippuvuuksista
Pelkkä tehtävien aloitus- ja lopetuspäivien lista ei kerro, onko aikataulu toteuttamiskelpoinen. Tehtävälle pitää tunnistaa edeltävät työt sekä muut aloituksen edellytykset.
Esimerkiksi tuotanto voi alkaa vasta, kun suunnittelu on hyväksytty, kriittiset komponentit saatavilla ja tarvittava tuotantokapasiteetti käytettävissä. Asennuksen ajankohta puolestaan riippuu valmistumisesta, kuljetuksesta, asentajien saatavuudesta ja asennuskohteen valmiudesta.
Osa vaiheista voi edetä rinnakkain. Kaikkien tehtävien ei siis tarvitse odottaa koko edellisen vaiheen päättymistä. Olennaista on sopia, mikä tieto, hyväksyntä tai toimitus vapauttaa seuraavan työn aloitettavaksi.
Erityistä huomiota tarvitsevat vaiheet, joiden viivästyminen siirtää koko projektin valmistumista. Näihin kohdistettu seuranta auttaa käyttämään projektipäällikön aikaa asioihin, joilla on suurin vaikutus toimitukseen.
Hankinnat ja materiaalit kytketään projektin tarpeeseen
Projektin materiaalitarpeesta pitää tietää, mitä tarvitaan, kuinka paljon ja mihin ajankohtaan mennessä. Ostotilauksen lähettäminen ei vielä tarkoita, että materiaali olisi varmasti käytettävissä suunniteltuna päivänä.
Hankinnan seurannassa erotetaan tilattu määrä, toimittajan vahvistama toimitusaika, vastaanotettu määrä ja projektin käyttöön varattu materiaali. Varastossa oleva komponentti voi olla jo varattu toiseen toimitukseen. Osatoimitus voi mahdollistaa yhden työvaiheen aloittamisen, vaikka koko tilaus ei olisi vielä saapunut.
Raaka-aineen tai komponentin saatavuuden muutos arvioidaan yhdessä hankinnan, suunnittelun ja tuotannon kanssa. Vaihtoehtoina voivat olla työn järjestyksen muuttaminen, korvaava komponentti tai toimituksen jakaminen. Korvaava ratkaisu voi edellyttää teknistä hyväksyntää ja asiakkaan kanssa sopimista.
Alihankinnassa seurataan myös ulkopuolisen työn edellytyksiä. Tarvitseeko alihankkija materiaalit, piirustukset tai hyväksynnän yritykseltä? Milloin työ valmistuu ja miten sen laatu sekä toimitus tarkistetaan ennen seuraavaa vaihetta?
Kapasiteettia hallitaan kaikkien projektien yli
Yhden projektin resurssisuunnitelma voi näyttää toimivalta, vaikka sama suunnittelija, kone tai asennusryhmä olisi varattu useaan projektiin samanaikaisesti. Siksi kapasiteettia tarkastellaan koko projektikannan tasolla.
Henkilöresursseissa ratkaisee tuntimäärän lisäksi osaaminen. Vapaa työntekijä ei välttämättä voi korvata tietyn työvaiheen asiantuntijaa. Myös poissaolot, matkat, ylläpitotyö ja muut tehtävät vähentävät projekteille käytettävissä olevaa aikaa.
Tuotannossa tarkastellaan työvaiheiden kuormaa, koneita, työpisteitä, asetusaikoja ja käytettävissä olevia työvuoroja. Vapaa tuotantoaika ei auta, jos komponentit puuttuvat. Toisaalta ajoissa saapunut materiaali ei varmista toimitusta, jos tarvittava tuotantovaihe on täynnä.
Asennuksissa yhdistyvät asentajien osaaminen, kuljetukset, tarvittavat välineet ja asiakkaan kohteen aikataulu. Resurssien siirtäminen yhdestä projektista toiseen voi ratkaista yhden toimituksen tilanteen mutta synnyttää viiveen toiselle. Näitä päätöksiä varten tarvitaan yhteinen priorisointi ja selkeä päätösvalta.
Viivettä arvioidaan koko toimitusketjun kautta
Ajatellaan toimitusprojektia, jossa kriittinen komponentti saapuu kaksi viikkoa suunniteltua myöhemmin. Vaikutus voi ulottua tuotantoaikaa pidemmälle: alkuperäinen asennusviikko on jo varattu asiakkaan kanssa, ja sama asennusryhmä aloittaa seuraavalla viikolla toisen projektin.
Tilannetta ei ratkaista siirtämällä vain yhtä päivämäärää. On arvioitava, mitä työtä voidaan tehdä ennen komponentin saapumista, milloin tuotanto ehtii valmistaa toimituksen ja onko asennukselle uusi toteuttamiskelpoinen ajankohta. Samalla tarkistetaan, miten vaihtoehdot vaikuttavat muihin projekteihin.
Vaihtoehdoilla voi olla erilaiset kustannukset. Kiireellinen hankinta, lisäkuljetus, ylityö tai alihankinta voi auttaa säilyttämään toimitusajan. Niiden hyötyä verrataan lisäkustannuksiin ja viivästymisen arvioituihin vaikutuksiin. Asiakkaan kanssa sovittavat muutokset ja tarvittavat hyväksynnät dokumentoidaan.
Esimerkki on havainnollistava. Yrityksen todellinen toimintatapa muodostuu sen toimitusmallista, resursseista ja sopimuksista.
Kannattavuus näkyy toteuman ja loppuennusteen rinnalla
Projektin taloudessa seurataan sovittua myyntiä, hyväksyttyjä muutoksia, kustannusbudjettia sekä toteutuneita ja vielä odotettavia kustannuksia. Laskutettu määrä ei ole sama asia kuin projektin lopullinen tuotto tai asiakkaalta saatu raha.
Kustannuksiin voivat kuulua suunnittelu, oma työ, materiaalit, tuotanto, alihankinta, kuljetukset ja asennus. Yrityksen pitää sopia kustannusten kohdistamisesta ja laskentaperusteista, jotta eri projektien kannattavuusluvut ovat vertailukelpoisia.
Toteutuneet kustannukset kertovat, mitä on jo käytetty. Sitoutuneet ostot ja alihankinta kertovat velvoitteista, joita ei ehkä vielä näy toteumassa. Jäljellä olevan työn ja materiaalien arvio täydentää projektin loppuennusteen. Samoja kustannuksia ei lasketa useaan kertaan eri ryhmiin.
Viive voi muuttaa loppuennustetta, vaikka projektin myyntihinta ei muuttuisi. Uudelleensuunnittelu, odotus, lisäkuljetukset tai ylimääräinen asennuskäynti voivat kasvattaa kustannuksia. Lisäksi seurattavaksi voivat tulla sopimukseen perustuvat viivästyskustannukset tai sopimussakot. Niiden mahdollinen vaikutus käsitellään projektikohtaisesti sovittujen ehtojen ja vahvistettujen tietojen perusteella.
Kannattavuuspoikkeamasta pitää päästä syyhyn: muuttuiko toimitussisältö, kasvoiko työmäärä, nousiko materiaalikustannus vai siirtyikö toteutus? Tieto auttaa valitsemaan oikean toimenpiteen ja parantamaan seuraavien projektien suunnittelua.
Maksuerät ja kassavirta seuraavat projektin etenemistä
Kannattava projekti voi sitoa paljon rahaa. Materiaalit ja alihankinta saatetaan maksaa ennen asiakkaan seuraavaa maksuerää. Jos toimitus tai hyväksyntä siirtyy, myös niihin sidottu laskutus ja asiakkaan maksu voivat siirtyä.
Projektin kassavirtaennusteessa erotetaan ennakkomaksut, valmistumiseen tai toimitukseen sidotut maksuerät, laskujen maksuehdot ja mahdolliset loppuerät. Kassasta lähteviä maksuja arvioidaan hankintojen, oman työn, alihankinnan, kuljetusten ja muiden maksujen ajoituksen perusteella.
Asiakkaalta saatu ennakkomaksu parantaa hetkellisesti kassaa, mutta projektin toteuttamiseen tarvittavat menot ovat edelleen edessä. Siksi projektin rahavirtoja tarkastellaan sekä erikseen että yrityksen yhteisessä kassavirtaennusteessa.
Kun aikataulu muuttuu, kustannusennusteen lisäksi päivitetään maksujen ajoitus. Näin johto näkee, siirtääkö muutos vain toimitusta vai kasvattaako se samalla yrityksen rahoitustarvetta.
Yhteinen seuranta yhdistää projektit, tuotannon ja talouden
Projektipäällikkö ylläpitää kokonaiskuvaa toimituksesta ja sovituista muutoksista. Suunnittelu, hankinta, tuotanto, alihankinnan vastuuhenkilöt ja asennus päivittävät oman työnsä edellytyksiä ja etenemistä. Talous täydentää kuvaa kustannuksilla, laskutuksella ja maksuilla.
Yrityksen johdon tehtävänä on ratkaista projektien väliset prioriteetit, kapasiteetin muutokset ja merkittävät kaupalliset poikkeamat. Yhteinen seuranta toimii, kun vastuut, päivitysrytmi ja päätöksiä edellyttävät poikkeamat on sovittu.
Odoo-kokonaisuudessa projektien hallintaa voidaan rakentaa yhdistämällä projekti- ja tehtävätieto hankintoihin, varastoon, tuotantoon, henkilöstön suunnitteluun ja talouteen. Tarvittavat yhteydet, näkymät ja toimintatavat määritellään yrityksen toimitusmallin mukaan. Koko ketjun uudelleenaikataulutus tai projektikannan optimointi ei ole oletus, joka syntyy pelkästä sovellusten käyttöönotosta.
Revise EPM voi täydentää yhteistä tietopohjaa johdon mittareilla, budjeteilla ja ennusteilla. Projektin operatiivinen ohjaus ja johdon seuranta suunnitellaan palvelemaan samaa päätöksentekoa. Tietojen ajantasaisuus riippuu sovitusta kirjaamisesta ja päivitysrytmistä.
Aloita toimivasta toimitusmallista
Kehittäminen kannattaa aloittaa yhdestä yritykselle tyypillisestä projektista. Kuvaa sen vaiheet, aloituksen edellytykset, resurssit, hankinnat, hyväksynnät ja maksuerät. Tarkista sen jälkeen, miten sama malli toimii, kun projekteja on useita yhtä aikaa.
Ensimmäiseksi yhteiseksi seurannaksi voidaan valita toimituksen tavoite ja nykyinen ennuste, kriittiset materiaalit, resurssien kuormitus, projektin loppukustannusennuste sekä seuraava laskutettava maksuerä. Kokonaisuutta laajennetaan sen perusteella, mitä päätöksiä yritys tarvitsee työnsä ohjaamiseen.
Revise yhdistää Odoo-osaamisen, liiketoimintaprosessien ymmärryksen ja talouden asiantuntemuksen. Suunnittelemme projektien, resurssien ja talouden yhteisen hallinnan yrityksesi toimitusmallin mukaan.
Haluatko kehittää projektien hallintaa? Ota yhteyttä Reviseen, niin keskustellaan toimitusprosessistanne, yhteisistä resursseista ja siitä, mitä tietoa päätöksentekoon tarvitaan.