Talouden ennustaminen – mukava prosessi

Talousennusteiden tekeminen on mukavaa ja helppoa, jopa hauskaa, kun käytetään selkeää, yksinkertaista aikataulutettua prosessia. Talouden suunnittelu sisältää budjetit ja ennusteet, jotka molemmat ovat tärkeitä ja antavat erilaisen näkökulman yrityksen tulevaisuudesta. Budjeteilla muodostetaan liiketoiminnan tavoitteet ja ennusteilla seurataan realistisesti näiden toteutumista.

Molempien valmistelu edellyttää tiettyä prosessia, mitä ei ehkä usein ajatella prosessina. Uskallan kuitenkin väittää, että tämän prosessin ymmärtäminen ja sen eri osien keskinäisten vaikutusten näkeminen tekevät siitä yksinkertaisempaa ja mukavampaa toteuttaa kuin uskotaankaan.

Ennustamisprosessi voidaan kuvata näin:

Systematiikalla helppoutta

Suurin osa eri vaiheiden tiedoista ja laskennasta syntyy automaattisesti kuukausittain tai viikoittain. Vaikka vaiheita näyttäisi olevan monta, tavallisesti tarvitaan vain tarkastus oikeilta henkilöiltä ennalta tehdyn aikataulun mukaan. Laskettujen tietojen rinnalla on hyvä nähdä trendejä, joiden perusteella voidaan täsmentää ennustetta tarvittaessa. Näin käytettävä aika saadaan huomattavan lyhyeksi eikä ennusteen tarkastaminen vie aikaa muulta työltä.

Yhteistyöllä laajaa näkemystä

Ennusteiden tarkastelua auttaa, mitä laajempi näkemys siihen saadaan. Olen kokenut hyvin toimivaksi tavaksi käydä ennusteita läpi yhteistyössä. Samalla koetaan yhteinen tavoite ja parhaassa tapauksessa löydetään yhteisiä toimintatapoja sen saavuttamiseen. Kun esimerkiksi myyntiennustetta tarkasteltaessa huomataan laskeva suunta yhdessä, on hienoa huomata kaikkien yhdessä miettivän keinoja suunnan muuttamiseen ylöspäin. Uskon vakaasti tästä olevan hyötyä positiiviseen ryhmätyöskentelyyn yrityksen muissakin asioissa.

Ennustemalli on syytä olla riittävän yksinkertainen. Tavoitteena pitäisi aina olla, että suurin piirtein yhdellä silmäyksellä nähdään tilanne ja ennusteen lopputulos. Tämä vaikuttaa ehkä eniten tarvittavaan aikaan ja jopa yksi tunti kuukaudessa voi riittää hyvin. Yksinkertaisuus kulkee yhdessä olennaisuuden kanssa. Mikäli yritetään ennustaa erittäin yksityiskohtaisesti, ei varmaan mikään aika riitä siihen.

Ennustamissykli

Kolmen kuukauden rullaava myynti- ja tulosennuste antaa hyvän kuvan tulevaisuudesta. Käytännössä joka kuukausi tarkistetaan edellisessä kuussa tehtyä ennustetta ja lisätään yksi uusi kuukausi edellisten perään. On tärkeää analysoida edellisen kuukauden toteutuneen datan eroja ennustettuun dataan, sillä siten syntyy kokemusta ennustamisesta ja niiden realistisuus paranee.

Ensin tehdään myyntiennuste, sillä siitä saadaan kaikki olennainen tieto tulosennusteeseen. Tulosennusteesta puolestaan löytyy tietoja automaattisesti laskettavaan tase-ennusteeseen ja kassavirtaennusteeseen, joka valmistellaan saman kolmen kuukauden ajalle, mutta viikkotasolla.

Pohjatiedot ennusteille

Pohjana ennusteille ovat toteutuneet tiedot ja tehdyt budjetit. Toteutumat tulevat talousjärjestelmistä suoraan ja budjetointi saadaan tehtyä helposti samalla ennusteprosessilla muuttamalla hieman näkökulmaa ja aikaa. Kun ennusteiden teko aloitetaan, päivitetään ensin budjettilukuja ja myöhemmin edellisten kuukausien ennustelukuja yhdistettynä budjettilukuihin.

Esimerkkinä on seuraava tarkistettava tulosennuste:

Vihreät kuukaudet ovat tässä ne, joita ennustetaan. Koko tilikausi voidaan esittää niin, että loput kuukaudet ovat budjettilukuja. Tarvittaessa myös niitä voidaan ennustaa. Esimerkiksi ison projektin siirtyessä 2-3 kuukautta eteenpäin, on syytä päivittää muutokset myös kolme kuukautta ylittävälle ajalle.

Kaikki lähtee liikkeelle myynnin ennustamisesta. Eri toimialoilla se tehdään erilaisista lähtökohdista. Joillakin tavarakauppaa tekevillä toimialoilla myynti on sama kuin liikevaihto, mutta usein myynnin sulkeminen eli tilauksen saaminen tehdään eri aikaan kuin myynnin kohteena olevan asian toimitus. Myynnin ennuste pohjautuu budjettiin eli asetettuun tavoitteeseen ja myyntiä tekevien henkilöiden arvioon toteutumisasteesta. Samalla on yleensä jo tehty arvio myyntikatteista ja toimitusajoista. Näiden perusteella voidaan tulosennusteeseen laskea liikevaihto, muuttuvat kulut ja myyntikate.

Trendit auttavat näkemään suuntaa ennusteeseen. Erityisesti myynnin trendien analysointi on tärkeää.

Tase- ja kassavirtaennuste rinta rinnan

12 viikon rullaava kassavirtaennuste voidaan pääosin laskea tulos- ja tase-ennusteen tiedoista automaattisesti. Tase-ennusteeseen tulee kuitenkin kassavarat kassavirtaennusteesta käsin. Kassanhallinta on yrityksissä koko ajan tärkeämmässä roolissa ja sen ennustaminen erityisesti (12 viikon rullaava kassaennuste). Joissakin ennustamisohjelmistoissa tase-ennuste täsmäytetään kassaa käyttäen, jolloin kassan merkitys jää kokonaan huomioimatta.

Kassavirtaennusteeseen saadaan sisään tulevat kassaan maksut toteutumatiedoista laskettujen kiertonopeuksien avulla. Poikkeuksena tästä ovat factoring-sopimuksen alaiset saamiset ja projektien maksuerät. Myös erääntyvät ostovelat voidaan laskea kiertonopeuksien avulla.

Kuukausiennuste tuo kokemusta ja rutiinia

Kuukausittain tehtävä rullaava ennustaminen tuo nopeasti ja helposti kokemusta. Näin ennusteiden realistisuus kasvaa ja käytetty aika vähenee. Suosittelen ennusteiden tekemistä yhdessä, mikä antaa näkökulmaa omaan ennustamiseen. Usein ajatellaan, että taloushallinnon henkilöt tekevät ennusteet, mutta heille kuuluu korkeintaan ennusteiden koonti.

 Yhteenveto

Talousennusteiden tekeminen on mukavaa, kun se tehdään systemaattisesti yksinkertaisella prosessilla yhdessä. Vastuuhenkilöille ja yrityksen johdolle ennusteet ovat välttämättömyys nopeisiin päätöksiin ja toiminnan suunnan ennakointiin, joten ne auttavat yritystä menestymään myös muuttuvissa olosuhteissa. Jos haluat apua ennustamisprosessin kehittämiseen, ota yhteyttä. Autamme mielellämme.