Budjetointi helpommaksi; taulukkoviidakosta tulosten analysointiin

Budjetointi on tärkeä osa yrityksen liiketoiminnan suunnittelua, sillä siinä määritetään liiketoiminnalle asetetut tavoitteet numeroiden muodossa. Tilivuoden jälkeen budjettia ja toteumaa verrataan keskenään ja arvioidaan, kuinka hyvin budjetoinnissa on onnistuttu.

Budjetointi aloitetaan useimmiten yrityksissä heti kesälomien jälkeen, mutta viimeistään syys-lokakuussa. Budjetointiprosessi alkaa tavallisesti uusien budjettitaulukoiden valmistelulla ja päättyy budjettikauden jälkeen toteumatietojen päivittämisellä budjetin yhteyteen, jotta suunniteltua budjettia ja sen toteumaa voidaan verrata keskenään. Pienessä yrityksessä budjetti tehdään useimmiten Excelillä tai muulla vastaavalla työkalulla, mutta liiketoiminnan kasvaessa budjetoinnin toteuttaminen taulukko-ohjelmilla monimutkaistuu. Mutta mistä se monimutkaisuus sitten tulee?

Liiketoiminnan kasvu haastaa budjetointiprosessia

Usein kun yrityksen liiketoiminta kasvaa, myös tuloksen seurantatasojen määrä kasvaa. Kustannuspaikkoja tulee useita tai liiketoimintaa seurataan projekteittain, jolloin budjetointi halutaan toteuttaa samalla tasolla kustannuspaikkojen tai projektien kanssa. Excelillä tai muulla taulukko-ohjelmalla toteutettaessa tästä seuraa huima määrä erilaisia taulukoita, jotka on yhdisteltävä suuremmiksi kokonaisuuksiksi ja lopuksi yhdeksi koko yrityksen budjetiksi.

Taulukko-ohjelmalla eri versioita on myös vaikea hallita, ja jos taulukot on tehty eri mallisiksi, niiden yhdistely voi olla aikaa vievää. Taulukko-ohjelmalla budjetoidessa käytettävät kaavat tulee myös suojata, jotta niihin ei pääse tulemaan virheitä. Virheen sattuessa ongelmakohdan löytäminen budjetista tai taulukko-ohjelman kaavioista on haastavaa.

Taulukko-ohjelman käyttö budjetoinnissa antaa usein mahdollisuuden yksinkertaistamiseen eli budjetointiin kululajeittain. Tämä voi olla hyvin riittävä taso eikä yksittäisiin kirjanpidon tileihin tarvitse ottaa kantaa. Mitä yksityiskohtaisempaa tietoa tarvitaan, sen monimutkaisempiin taulukoihin päästään.

Milloin on aika luopua taulukoista?

Miten voidaan mitata, milloin budjetoinnissa tekninen toteutus vie liikaa aikaa ja mikä on millekin yritykselle liikaa? Sanoisin, että aika pitkälle yrityksen alkuvaiheesta lähtien selvitään Excelillä, mutta seurantatasojen lisääntyessä tai rullaavan budjetoinnin ollessa tarpeellinen, on syytä harkita siirtymistä budjetointiohjelman käyttöön. Parhaiten tämän päätöksen ajankohta selviää vertaamalla yrityksen tarpeita siihen, mitä hyötyjä budjetointiohjelman käytöstä saa:

- Eri budjettiversioiden tallentaminen, budjettiversioihin palaaminen ja niiden hyödyntäminen.

- Osabudjettien hallinta ja vastuutus; osabudjeteille voidaan nimetä vastuuhenkilöt, jotka täyttävät oman osa-alueensa budjetin.

- Budjetin ja ennusteiden vanhat versiot säilyvät arkistossa ja niihin on aina helppo palata.

- Vertailut budjetin, toteuman ja ennusteiden välillä saadaan helposti.

Budjetointiohjelmat ovat kokonaisvaltaisia työkaluja, joissa yhdistyvät budjetointiominaisuuksien lisäksi myös raportointi ja ennustaminen. Tilikauden aikainen raportointi, jossa verrataan toteumaa budjettiin eri tasoilla, on perusominaisuus. Ennustaminen on hyvin lähellä budjetointia, mutta näkökulma on hieman eri; budjetti kuvaa numeroina tavoitteita seuraavalle tilivuodelle, kun ennuste kertoo todennäköisesti mihin ollaan päätymässä seuraavien kuukausien aikana. Myös ennusteita verrataan budjettiin.

Budjetointiohjelman avulla voit keskittyä olennaiseen

Ajatellaan esimerkkinä yritystä, joka on jo kasvanut aika lailla ja jolla on 10 kustannuspaikkaa Suomessa. Liiketoiminnan suunnittelussa on voitava arvioida tarvittava materiaali- ja työvoiman tarve aina kaksi kuukautta eteenpäin kustannuspaikoittain. Edellisen vuoden vastaavan ajan tarkastelu auttaa arvioinnissa hieman, mutta pääasiassa se tehdään olemassa olevien ja arvioitujen, kuukausittaisten tilausten mukaan.

Ennustetaulukoita ja niiden vertailuita toteumaan ja budjettiin tarvitaan ainakin kaksi jokaista kustannuspaikkaa kohti. Jos kasvuvauhti on nopeaa ja halutaan varmistaa kassan riittävyys, voidaan päätyä tekemään eri versioita ennusteista; perus-, pahin ja paras versio. Jos budjetointi tehdään Excelillä, lopuksi tiedostoja useammalla eri välilehdellä varustettuna on kolmisenkymmentä, jotka on yhdisteltävä vielä koko yrityksen budjetiksi tai ennusteeksi. Luultavasti tämä määrä on vielä käsiteltävissä, mutta virheen mahdollisuus kasvaa sitä mukaa, mitä isompi budjetoitava kokonaisuus on.

Budjetointiohjelmien joustavuus eri versioiden hallinnassa ja useiden kustannuspaikkojen yhdistelyssä on lähes automaattista, ja kaavavirheiden mahdollisuus poistuu kokonaan. Budjetin tai ennusteen tekijän ei tarvitse tarkkailla, laskeeko kaava syötettyjen lukujen tuloksen oikein, vaan hän voi keskittyä kokonaan arvioimaan lukuja ja siihen, mihin lopputulokseen luvuilla päästään.

Tutustu Revise EPM -budjetointityökaluun ja varaa aika ilmaiseen esittelyyn.

Viimeisimmät kirjoitukset