Odoon käyttöönotto pk-yrityksessä onnistuu, kun liiketoiminnan tavoitteet, ensimmäisen vaiheen laajuus ja vastuut ovat selkeitä. Käytännössä työ etenee nykyisten prosessien kartoituksesta perustietojen valmisteluun, järjestelmän määrityksiin, testaukseen, koulutukseen ja tuotantokäyttöön. Tämän jälkeen kokonaisuutta kehitetään käytännön kokemusten perusteella.
Tavoitteena on yhdistää päivittäinen työ, talous ja johtamisen tarvitsema tieto. Kun esimerkiksi tarjous, tilaus, toimitus ja laskutus muodostavat toimivan ketjun, sama tieto palvelee useampaa työvaihetta ja käsin tehtävä yhdistely vähenee.
Liiketoiminnan tavoitteet ohjaavat käyttöönottoa
Odoo-hankkeen lähtökohdaksi kannattaa valita kaksi tai kolme konkreettista tavoitetta. Niitä voivat olla laskutuksen nopeuttaminen, varastotietojen luotettavuuden parantaminen tai kuukausiraportointiin käytettävän käsityön vähentäminen.
Tavoitteet auttavat päättämään, mitä otetaan käyttöön ensin. Projektitoimintaa tekevässä yrityksessä tärkeä kokonaisuus voi olla tuntien, kulujen ja laskutuksen yhteys. Kaupan tai maahantuonnin yrityksessä painopiste voi olla ostoissa, varastossa ja toimituksissa.
Kirjaa myös lähtötilanne. Jos tavoitteena on nopeampi laskutus, selvitä, kuinka kauan laskun lähettäminen nyt kestää toimituksen tai projektin valmistumisen jälkeen. Näin käyttöönoton hyötyä voidaan myöhemmin arvioida.
Odoon käyttöönotto etenee viidessä vaiheessa
Vaiheittainen toteutus tarkoittaa toimivan ensimmäisen kokonaisuuden rajaamista. Sen laajuuteen vaikuttavat yrityksen prosessit, tiedonsiirto, integraatiot ja käytettävissä oleva henkilöstön aika.
1. Kartoita prosessit ja rajaa ensimmäinen kokonaisuus
Käy läpi, miten tieto liikkuu tarjouksesta tilaukseen, toimitukseen, laskutukseen ja kirjanpitoon. Tunnista päällekkäiset kirjaukset, odotusajat ja kohdat, joissa tieto jää yhden henkilön varaan.
Valitse ensimmäiseen vaiheeseen kokonainen prosessiketju. Se voi olla esimerkiksi tarjous–tilaus–toimitus–lasku tai osto–vastaanotto–ostolasku. Selvitä samalla, mitkä nykyiset järjestelmät jäävät käyttöön ja mitä yhteyksiä niiden välille tarvitaan.
2. Valmistele perustiedot ja sovi vastuut
Asiakkaat, tuotteet, hinnastot, toimitusehdot ja projektirakenteet vaikuttavat suoraan päivittäisen työn ja raportoinnin laatuun. Talouden osalta valmisteltavia tietoja voivat olla esimerkiksi tilikartta, avoimet laskut ja alkusaldot.
Päätä, mitä tietoja siirretään vanhasta järjestelmästä ja missä aiempi historia säilytetään. Tarkista siirrettävän aineiston laatu ennen tuotantoon siirtymistä.
Nimeä myös vastuuhenkilöt: kuka ylläpitää tuotteita, hyväksyy ostot, tarkistaa taloustiedot ja tekee hankkeen rajaukseen liittyvät päätökset?
3. Määritä Odoo ja testaa prosessi alusta loppuun
Hyödynnä Odoon vakiotoimintoja mahdollisimman pitkälle. Arvioi erikseen tarpeet, jotka edellyttävät integraatiota tai yrityskohtaista kehitystä.
Testaa sovittu prosessi yrityksen todellisia tilanteita vastaavalla aineistolla. Myynnissä näitä ovat esimerkiksi erilaiset hinnat, osatoimitukset ja hyvitykset. Projekteissa tarkistetaan työn, kulujen ja laskutuksen yhteys.
Testaus kannattaa tehdä erillisessä testiympäristössä. Myynnin, varaston, projektien ja talouden käyttäjät osallistuvat oman työnsä tarkistamiseen. Samalla varmistetaan, että sovitut tiedonsiirrot ja integraatiot toimivat.
4. Kouluta käyttäjät ja valmistele tuotantoon siirtyminen
Koulutus perustuu käyttäjän omiin työtehtäviin. Myyjän pitää osata käsitellä tilaus, varaston työntekijän vastaanotto ja talouden käyttäjän tarkistaa tapahtumien oikeellisuus.
Sovi ennen käyttöönottoa tuotantoon siirtymisen ajankohta, viimeinen tiedonsiirto, tarkistukset ja alkuvaiheen tuki. Määritä myös, milloin vanhaan järjestelmään tehtävät kirjaukset päättyvät.
Yrityksen vastuuhenkilö hyväksyy tuotantoon siirtymisen, kun sovitut prosessit on testattu, tarvittavat tiedot tarkistettu ja käyttäjät valmisteltu.
5. Seuraa käyttöä ja kehitä seuraava vaihe
Käyttöönoton jälkeen kerätään käyttäjien kysymykset ja seurataan prosessien toimintaa. Havainnot auttavat erottamaan koulutustarpeet, korjattavat määritykset ja uudet kehitystoiveet.
Kun ensimmäinen kokonaisuus toimii ja tuottaa luotettavaa tietoa, seuraava vaihe voidaan rajata kokemusten perusteella. Näin kehitys kohdistuu yrityksen todellisiin tarpeisiin.
Taloushallinto mukaan suunnitteluun alusta lähtien
Myynnin, ostojen, varaston ja projektien tapahtumat vaikuttavat talouteen. Siksi talouden asiantuntijat kannattaa ottaa mukaan määrittelyyn jo hankkeen alussa.
Esimerkiksi toimituksen ja laskutuksen yhteys vaikuttaa siihen, milloin saatava syntyy ja milloin maksua voidaan odottaa. Projektissa tuntien ja kulujen kirjaustapa vaikuttaa kannattavuuden seurantaan.
Taloushallinnon huomioiminen alusta lähtien ei edellytä koko kirjanpidon siirtämistä ensimmäisessä vaiheessa. Yritys voi ottaa Odoon taloushallinnon käyttöön tai säilyttää nykyisen kirjanpitojärjestelmän. Olennaista on suunnitella järjestelmien työnjako, tiedonsiirto ja täsmäytykset.
Rajaus ja päätöksenteko pitävät hankkeen hallittavana
Odoo-käyttöönotolla tulee olla yrityksessä vastuuhenkilö, jolla on valtuus tehdä päätöksiä. Käyttöönottokumppani auttaa arvioimaan vaihtoehtoja ja toteuttamaan ratkaisun, ja yritys päättää tavoitteista, toimintatavoista ja prioriteeteista.
Uudet toiveet kannattaa erottaa ensimmäisen vaiheen vaatimuksista. Jokaisen muutoksen kohdalla arvioidaan hyöty sekä vaikutus kustannuksiin ja aikatauluun.
Yrityskohtainen kehitys voi olla perusteltua esimerkiksi olennaisen prosessitarpeen vuoksi. Ensin kannattaa kuitenkin selvittää, miten tarve voidaan ratkaista vakiotoiminnoilla tai toimintatapaa kehittämällä.
Mittaa työn sujuvuutta ja tiedon laatua
Käyttöönoton onnistumista arvioidaan suhteessa alussa asetettuihin tavoitteisiin. Käyttökelpoisia mittareita ovat esimerkiksi:
- Aika toimituksesta tai projektin valmistumisesta laskutukseen.
- Varastosaldojen luotettavuus.
- Ostolaskujen käsittelyaika.
- Projektituntien kirjaamisen ajantasaisuus.
- Kuukausiraportoinnin valmistumisaika.
Vertaa tuloksia lähtötilanteeseen samalla tavalla mitattuina. Jos tietoa ylläpidetään edelleen rinnakkaisissa taulukoissa, selvitä, tarvitaanko koulutusta, prosessin muutosta tai parempaa raporttia.
Yhteinen tietopohja tukee myös johtamista
Kun päivittäiset prosessit tuottavat luotettavaa tietoa, sitä voidaan hyödyntää raportoinnissa, budjetoinnissa ja ennusteissa.
Revise EPM on Odoo-ympäristössä toimiva yrityksen johtamisjärjestelmä. Sen käyttöönottoa voidaan arvioida, kun yritys tarvitsee esimerkiksi budjetoinnin, ennusteiden, kassavirran ja johdon mittarien yhteistä kokonaisuutta. Se on erillinen, tarpeiden mukaan rajattava jatkokehityksen vaihe.
Revise yhdistää Odoo-osaamisen, liiketoimintaprosessien ymmärryksen ja talouden asiantuntemuksen. Käyttöönotossa painotamme vakiotoimintojen hyödyntämistä, toimivaa ensimmäistä kokonaisuutta ja käytännön tarpeisiin perustuvaa jatkokehitystä.
Suunnitteletko Odoon käyttöönottoa? Ota yhteyttä Reviseen, niin keskustellaan tavoitteista ja sopivasta ensimmäisestä kokonaisuudesta.