ERP-järjestelmän valinta kannattaa aloittaa yrityksen tavoitteista ja prosesseista, ei ohjelmistojen ominaisuuslistoista.
Hyvä ERP yhdistää liiketoiminnan keskeisiä prosesseja ja tietoa niin, että esimerkiksi myynti, ostot, varasto, projektit ja taloushallinto eivät elä erillisissä järjestelmissä. Kun tieto kulkee prosessista toiseen, manuaalinen työ vähenee ja yrityksen tilanteesta saadaan yhtenäisempi kuva.
ERP-järjestelmää valittaessa kannattaa arvioida erityisesti:
- mitä liiketoiminnan ongelmia järjestelmällä halutaan ratkaista
- mitä prosesseja ERP:n pitää yhdistää
- miten ratkaisu mukautuu yrityksen kasvuun ja muutoksiin
- mitä integraatioita tarvitaan
- mistä kokonaiskustannus muodostuu
- miten käyttöönotto toteutetaan
- mitä tietoa järjestelmän pitää tuottaa liiketoiminnan ja johtamisen tarpeisiin.
Tässä oppaassa käymme nämä kohdat käytännössä läpi.
1. Aloita liiketoiminnan tavoitteista ja ongelmista
Ennen järjestelmädemoja kannattaa tunnistaa, missä yrityksen toiminnassa syntyy tällä hetkellä turhaa työtä, viiveitä tai tiedon katkoksia.
Myynnillä voi esimerkiksi olla asiakastieto yhdessä järjestelmässä, varastolla omansa ja taloushallinnolla kolmas. Ostot voidaan hoitaa osittain sähköpostilla ja raportointia täydentää Excelissä. Projektien tunnit, kustannukset ja kannattavuus saattavat puolestaan selvitä vasta jälkikäteen.
Hyvä lähtökohta on kysyä:
Mitä yrityksessä pitäisi pystyä tekemään nykyistä helpommin, nopeammin tai paremman tiedon perusteella?
Tavoitteena voi olla esimerkiksi myynnin ja toimitusten parempi hallinta, manuaalisen työn vähentäminen, ajantasaisempi varastotieto, projektien kannattavuuden seuranta tai taloustiedon nopeampi hyödyntäminen.
Samalla kannattaa arvioida nykyisiä toimintatapoja kriittisesti. Kaikkea vanhaa ei tarvitse siirtää uuteen järjestelmään sellaisenaan. ERP-uudistus tarjoaa mahdollisuuden myös prosessien yksinkertaistamiseen.
2. Määritä, mitkä prosessit ERP:n pitää yhdistää
ERP:n keskeinen hyöty syntyy siitä, että sama tieto palvelee useita yrityksen toimintoja.
Siksi yksittäisten ominaisuuksien sijaan kannattaa tarkastella kokonaisia prosesseja. Esimerkiksi tavallinen asiakasprosessi voi kulkea näin:
Kun nämä vaiheet toimivat samassa järjestelmäkokonaisuudessa, tietoa ei tarvitse syöttää uudelleen jokaisessa vaiheessa.
Tarpeet vaihtelevat yrityksittäin. Tuotteita myyvälle yritykselle olennaisia voivat olla esimerkiksi myynti, ostot, varasto ja toimitukset. Palveluyrityksessä painopiste voi olla CRM:ssä, myynnissä, projekteissa, tuntikirjauksissa ja laskutuksessa. Valmistavassa yrityksessä mukaan tulee tuotannon suunnittelu ja hallinta.
Tärkeää on tunnistaa ne prosessit, joiden välillä tiedon pitää kulkea sujuvasti.
3. Arvioi, miten ERP tukee yrityksen kasvua
ERP:tä ei kannata valita vain tämän päivän tilanteen perusteella.
Yrityksen kasvaessa käyttäjämäärä voi lisääntyä, prosessit muuttua ja uusia toimintoja tulla mukaan. Yritys voi perustaa uusia yhtiöitä, aloittaa verkkokaupan, laajentua kansainvälisesti tai tarvita aikaisempaa tarkempaa raportointia.
Tämä ei tarkoita, että kaikki mahdolliset toiminnot pitäisi ottaa käyttöön heti.
Parempi lähtökohta on järjestelmä, jota voidaan laajentaa hallitusti tarpeiden kehittyessä. Ensimmäisessä vaiheessa voidaan ratkaista tärkeimmät prosessit ja lisätä uusia toimintoja myöhemmin.
Näin ERP-uudistuksesta ei tarvitse tehdä tarpeettoman suurta kertaprojektia.
4. Selvitä integraatiot ja tiedon kulku
Kaikkea yrityksen käyttämää teknologiaa ei tarvitse korvata ERP:llä.
Yrityksellä voi olla esimerkiksi verkkokauppa, pankkiyhteyksiä, maksupalveluita tai toimialakohtaisia järjestelmiä, jotka on järkevää säilyttää.
Silloin ratkaisevaa on integraatio: mitä tietoa järjestelmien välillä liikkuu, mihin suuntaan ja kuinka nopeasti?
Hyvä tapa arvioida tätä on käydä läpi yksi tavallinen prosessi alusta loppuun.
Miten esimerkiksi liidi muuttuu tarjoukseksi, tilaukseksi, toimitukseksi ja laskuksi? Miten tapahtuma näkyy taloushallinnossa? Entä mitä tapahtuu varastosaldolle tai ostotarpeelle?
Jos prosessin välissä tarvitaan jatkuvasti Excel-tiedostoja, sähköposteja tai tietojen syöttämistä uudelleen, järjestelmäkokonaisuus ei vielä poista manuaalisen työn ongelmaa.
Integraatioiden lisäksi kannattaa sopia selkeästi, missä järjestelmässä mikäkin tieto ylläpidetään ja kuka vastaa tiedon laadusta.
5. Huomioi taloushallinto osana kokonaisuutta
ERP-valinnassa kannattaa arvioida myös taloushallinnon rooli.
Kun myyntiin, ostoihin, toimituksiin ja muihin operatiivisiin prosesseihin liittyvä tieto voidaan hyödyntää taloushallinnossa samassa järjestelmäympäristössä, erillisen tiedonsiirron ja manuaalisen käsittelyn tarve vähenee.
Tämä auttaa muodostamaan ajantasaisempaa kuvaa yrityksen toiminnasta ja taloudesta.
Jos yritys tarvitsee lisäksi budjetointia, ennusteita, kassavirran suunnittelua, KPI-seurantaa tai muita johdon näkymiä, myös nämä tarpeet kannattaa tunnistaa ERP-kokonaisuutta suunniteltaessa.
Revise yhdistää Odoo-pohjaiseen ympäristöön sähköistä taloushallintoa sekä yrityksen suunnittelun ja johtamisen ratkaisuja.
Tutustu sähköiseen taloushallintoon
6. Vertaa kokonaiskustannusta, ei vain lisenssihintaa
ERP-järjestelmien hintoja ei kannata verrata pelkästään kuukausittaisen lisenssimaksun perusteella.
Kokonaiskustannus muodostuu yleensä kolmesta osasta:
Käyttöönotto
Määrittely, järjestelmän asetukset, datan siirto, testaus, koulutus, integraatiot ja mahdolliset asiakaskohtaiset toteutukset.
Jatkuva käyttö
Lisenssit, ylläpito, tuki sekä integraatioihin ja muihin palveluihin liittyvät jatkuvat kustannukset.
Tulevat muutokset
Uudet käyttäjät, yhtiöt, prosessit, integraatiot ja muut liiketoiminnan muuttuessa tarvittavat kehitystyöt.
Toimittajalta kannattaa pyytää mahdollisimman selkeä kuva siitä, mitä tarjottu kokonaisuus sisältää.
Samalla kannattaa selvittää, mitkä tarpeet voidaan ratkaista järjestelmän vakiotoiminnoilla ja missä tarvitaan konfigurointia, integraatioita tai räätälöintiä.
7. Arvioi kumppani ja käyttöönottomalli
Hyväkin järjestelmä voi tuottaa heikon lopputuloksen, jos käyttöönotto ei vastaa yrityksen tavoitteita.
ERP-kumppania valittaessa kannattaa siksi arvioida järjestelmäosaamisen lisäksi sitä, miten kumppani ymmärtää yrityksen liiketoimintaa ja prosesseja.
Selvitä ainakin:
- miten projektin tavoitteet ja rajaus määritellään
- kuka vastaa eri päätöksistä
- miten käyttäjät osallistuvat määrittelyyn ja testaukseen
- miten käyttöönotto voidaan vaiheistaa
- miten tuki ja järjestelmän kehittäminen hoidetaan käyttöönoton jälkeen.
Yrityksen omalla osallistumisella on tärkeä merkitys. Prosessivastaavien pitää pystyä määrittelemään, miten myynti, ostot, projektit, hyväksynnät tai muut keskeiset prosessit käytännössä toimivat.
Käyttöönotto voidaan myös vaiheistaa. Tärkeimmät prosessit otetaan ensin käyttöön ja kokonaisuutta laajennetaan, kun ensimmäinen vaihe toimii.
8. Määritä, mitä tietoa tarvitset johtamiseen
ERP:n tehtävä ei pääty tapahtumien kirjaamiseen.
Järjestelmän tuottamaa tietoa kannattaa arvioida myös johdon näkökulmasta: mitä yrityksen tilanteesta pitäisi pystyä näkemään ilman erillistä tietojen keräämistä?
Tarpeita voivat olla esimerkiksi:
- myynnin ja tilausten kehitys
- projektien tilanne ja kannattavuus
- varaston arvo ja kierto
- ostojen ja toimitusten tilanne
- yrityksen taloudellinen kehitys.
Operatiivisen toiminnan ja talouden yhteinen tietopohja helpottaa yrityksen tilanteen seuraamista.
Kasvavassa yrityksessä toteutuneen tiedon rinnalle tulee usein myös tarve suunnitella tulevaa. Budjetointi, ennusteet, kassavirta ja KPI:t muodostavat tällöin oman johtamisen kokonaisuutensa.
Revise EPM yhdistää strategian, tavoitteet, budjetoinnin, ennusteet, kassavirran, KPI:t ja johdon raportoinnin samaan johtamisjärjestelmään.
9. Kysy ERP-toimittajalta ainakin nämä 7 kysymystä
Ennen päätöstä pyydä toimittajaa näyttämään, miten ratkaisu toimii juuri teidän yrityksenne käytännön tilanteissa.
Hyviä kysymyksiä ovat:
- Miten ratkaisu tukee tärkeimpiä prosessejamme alusta loppuun?
- Mitkä tarpeemme voidaan toteuttaa järjestelmän vakiotoiminnoilla?
- Missä tarvitaan konfigurointia, integraatioita tai räätälöintiä?
- Miten taloushallinto liittyy operatiivisiin prosesseihin?
- Miten käyttöönotto kannattaa vaiheistaa?
- Mistä käyttöönoton ja jatkuvan käytön kokonaiskustannus muodostuu?
- Miten järjestelmää voidaan kehittää, kun liiketoimintamme muuttuu?
Pelkkien vastausten lisäksi kannattaa pyytää näkemään keskeiset prosessit järjestelmässä.
Näin vertailu perustuu paremmin siihen, miten ERP tukee yrityksen todellista toimintaa.
Odoo ERP pk-yrityksen järjestelmäkokonaisuutena
ERP-valinta on samalla päätös siitä, miten yrityksen prosessit ja tieto halutaan järjestää tulevina vuosina.
Odoo ERP mahdollistaa useiden liiketoiminnan toimintojen, kuten CRM:n, myynnin, ostojen, varaston, projektien, tuotannon, verkkokaupan ja talouden, yhdistämisen samaan järjestelmäympäristöön.
Revise auttaa rakentamaan Odoo ERP -kokonaisuuksia yrityksen liiketoiminnan tarpeista lähtien. Kokonaisuuteen voidaan yhdistää myös suomalaisen taloushallinnon ratkaisuja sekä Revise EPM:n kautta suunnittelua, ennustamista ja yrityksen johtamista.