Johtoryhmän pöydällä on kolme erilaista näkymää: vuoden budjetti, viime kuun toteuma ja myynnin uusin arvio. Silti päätös rekrytoinnista tai kasvupanostuksesta jää odottamaan. Luvut kuvaavat eri ajankohtia, myynnin arvio ei vielä näy kustannuksissa ja kassavaikutus on selvitettävä erikseen.
Johdon raportoinnin kehittämisessä ratkaisevaa on saada tavoitteet, toteutunut toiminta ja tulevaisuuden oletukset samaan keskusteluun. Budjetti kertoo, mitä tavoitellaan. Toteuma näyttää, miten toiminta on edennyt. Ennuste tuo näkyviin, mitä tämänhetkinen tieto merkitsee seuraaville kuukausille.
Revise EPM tuo budjetoinnin, ennustamisen ja johdon seurannan samaan kokonaisuuteen. Revisen talousosaaminen ja liiketoiminnan johtamisen ymmärrys auttavat määrittämään, mitä tietoa päätöksiin tarvitaan ja miten EPM-ratkaisu sovitetaan yrityksen toimintatapaan.
Budjetti säilyttää tavoitteen ja ennuste näyttää uuden suunnan
Budjetin ja ennusteen tehtävät kannattaa erottaa. Jos alkuperäistä budjettia päivitetään aina tilanteen muuttuessa, tavoitteen ja uuden arvion ero hämärtyy. Kun tavoite säilyy vertailukohtana, johto näkee sekä poikkeaman että sen, miten yritys aikoo vastata muutokseen.
Ennusteessa tarvitaan lukujen lisäksi oletukset. Mihin tilauksiin myyntiarvio perustuu? Milloin toimitukset ja laskutus toteutuvat? Mitkä kustannukset muuttuvat toiminnan mukana ja mitkä jatkuvat sovitusti? Näiden kysymysten kautta talous ja operatiivinen johto pääsevät arvioimaan samaa liiketoimintaa.
Toimituksen siirtyminen on myös johtamispäätös
Kuvitteellinen tilanne: merkittävä toimitus siirtyy marraskuulta tammikuulle. Myynti tietää uuden toimitusajan, hankinnat on jo tehty ja henkilöstön työpanosta on varattu loppuvuodelle. Asiakkaan maksuaikataulu vaikuttaa siihen, milloin rahat saadaan.
Pelkkä myynnin ennusteen muuttaminen ei vielä kuvaa kokonaisuutta. Johdon pitää nähdä, mitkä kustannukset siirtyvät toimituksen mukana, mitä menoja syntyy jo ennen toimitusta ja miten maksuaikataulu vaikuttaa kassaan. Tämän perusteella voidaan päättää esimerkiksi hankintojen ajoituksesta, resurssien käytöstä tai rahoituksen valmistelusta.
Tarkastelun arvo syntyy päätöksestä. Mitä tehdään nyt, kuka vastaa ja milloin vaikutusta arvioidaan uudelleen? Näin ennuste palvelee toimintaa eikä jää seuraavan kokouksen liitteeksi.
Yhteinen näkymä tarvitsee yhteiset määrittelyt
Ennen uuden raportin rakentamista kannattaa sopia, mitä luvuilla tarkoitetaan. Vertailtavissa luvuissa pitää olla sama yhtiö- tai liiketoimintarajaus, ajanjakso ja sovittu tarkkuus. Tilaukset, laskutus ja kirjanpidon liikevaihto kuvaavat eri asioita, vaikka kaikki liittyvät myyntiin.
Myös tiedon valmius pitää tehdä näkyväksi. Tarkistettu kuukausitoteuma ja kesken kuukauden muodostuva operatiivinen tieto ovat molemmat hyödyllisiä, kun niiden käyttötarkoitus tunnetaan. Johdon pitää tietää, mikä on vahvistettua, mikä alustavaa ja mikä tulevaisuutta koskeva oletus.
Kuukausirytmi yhdistää luvut vastuisiin
Toimivassa käytännössä talous valmistelee toteuman ja vertailun, liiketoiminnan vastuuhenkilöt päivittävät omat oletuksensa ja johto käsittelee olennaiset muutokset. Työnjaosta sovitaan yrityksen rakenteen mukaan.
Kokouksessa tarvitaan vastaus kolmeen kysymykseen: mikä muuttui, mitä muutos merkitsee tavoitteiden saavuttamiselle ja mihin toimiin ryhdytään? Päätökseen liitetään vastuuhenkilö ja tarkistuspäivä. Seuraavalla kierroksella nähdään myös, vaikuttivatko sovitut toimet odotetusti.
Revise yhdistää järjestelmän ja talouden toimintatavan
Revisen näkökulmassa operatiiviset prosessit, taloushallinto ja johdon suunnittelu kuuluvat samaan kokonaisuuteen. Esimerkiksi toimitusaikataulun muutos pitää pystyä käsittelemään sekä toiminnan että talouden näkökulmasta. Siksi kehitystyössä sovitaan tietolähteiden ja näkymien lisäksi vastuut, käsitteet ja päivitysrytmi.
Revise EPM:n budjetointi, ennustaminen ja johdon seuranta ovat välineitä tämän kokonaisuuden rakentamiseen. Aloitus voidaan rajata yhteen johdon kysymykseen, kuten loppuvuoden tulosnäkymään tai kasvun kassavaikutukseen. Tarvittava toteuma, suunnittelun tarkkuus ja käyttöön otettava kokonaisuus määritellään sen perusteella.
Minkä päätöksen haluatte tehdä paremman tiedon avulla?
Hyvä lähtökohta EPM-esittelylle on yksi todellinen kysymys seuraavasta johtoryhmän kokouksesta. Sen avulla voidaan käydä läpi, miten nykyinen tieto tukee päätöstä ja mitä yhteiseen näkymään tarvitaan lisää.